Você conhece a sensação: a emoção de uma próxima viagem de negócios. Sonhar acordado sobre a produtividade em uma viagem à trabalho, acreditando que fará o dobro do trabalho na metade do tempo. Na realidade, viagens de negócios são cansativas – sono interrompido, falta de exercícios, más escolhas alimentares e conexões de internet imprevisíveis tornam a produtividade muito mais difícil do que você imaginava.
Por isso, é fundamental se preparar para quando isso acontecer. Por isso, trouxemos algumas dicas para você não perder a produtividade e ainda assim manter a comunicação com seus clientes. Boa leitura!
Delegue antes de viajar
Para evitar esgotamento ou perda de prazos, antes de partir e ter uma produtividade em uma viagem à trabalho, defina expectativas realistas e converse abertamente com sua equipe ou gerentes sobre o que você poderá ou não fazer durante a viagem.
Se você tem uma viagem de negócios muito apertada planejada, não será capaz de completar a mesma carga de trabalho que faria no escritório. Delegue tarefas aos membros da equipe no escritório para ajudar a manter a produtividade no local de trabalho. Se você estiver viajando com uma equipe, certifique-se de que cada pessoa tenha uma carga de trabalho equilibrada que possa gerenciar com eficiência.
Certifique-se de que todas as suas comunicações digitais estejam configuradas
Além disso, antes de ir, certifique-se de que todas as suas comunicações digitais móveis, como o WhatsApp e o aplicativo Microsoft Teams, estejam configuradas – e certifique-se de que todos os documentos relevantes sejam carregados neles.
Use unidades de nuvem como Google Drive ou Dropbox para armazenar arquivos grandes, mas verifique antes se o espaço livre disponível é adequado para todos os seus arquivos ou se você precisará atualizar e se eles suportam todos os seus tipos de arquivo.
Use sua hora do dia mais produtiva para trabalhar na mesa
Se possível, para manter a sua produtividade em uma viagem à trabalho, tente dedicar um ou dois intervalos de tempo por dia – quando você sabe que será mais produtivo – ao trabalho de mesa, como atualizações de apresentações, aprovações, reuniões de equipe e quaisquer problemas de gerenciamento na sede.
Os viajantes mais produtivos vão além disso e desenvolvem um cronograma realista de reuniões, trabalho de escritório, tempo de viagem e atividades de lazer antes da viagem para evitar que façam atividades improvisadas e desnecessárias em sua viagem.
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Pré-reservar tudo
Faça reservas com antecedência, tanto quanto possível.
Não apenas voos e transferências, mas também transporte de e para reuniões, refeições fora, quaisquer refeições necessárias no quarto do hotel, qualquer limpeza a seco essencial do hotel e quaisquer atividades de lazer.
Seja extremamente seletivo com seu tempo
Embora isso possa acontecer facilmente, não deixe que sua agenda de viagens se desfaça.
Suas dicas? Tente evitar que as reuniões ultrapassem os horários agendados. Considere usar o compartilhamento de viagens em vez do aluguel de carros, para que você possa trabalhar durante a viagem. Tente ter uma rotina de sono consistente para não precisar tirar uma soneca no trânsito. E tente usar os tempos de espera de trânsito e voos para o trabalho.
Voe cedo
Reserve um voo de manhã cedo e tenha uma boa noite de sono antes, para garantir que você tenha um dia completo e produtivo em seu destino.
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Use seu hotel ou horário de refeições para reuniões
Seja estratégico com quando e onde você tem reuniões. Se você estiver hospedado em um hotel urbano de quatro ou cinco estrelas, poderá realizar reuniões informais para dois ou três no café do saguão. Você também pode avaliar se as partes interessadas estão abertas a reuniões durante o almoço ou jantar.
Reunir-se dessa maneira pode aliviar o estresse em uma viagem de trabalho lotada e aliviar o clima da reunião. Clientes e fornecedores entenderão que, quando você está viajando a negócios, está tentando espremer o máximo de reuniões possível e é mais provável que eles aceitem uma reunião durante uma refeição, café ou em um hotel.
Certifique-se de que você terá WiFi
Por fim, para manter a produtividade em uma viagem à trabalho, saiba que uma navegação confortável na internet requer uma conexão de banda larga de no mínimo 25Mpbs para suportar até dois dispositivos, então verifique antes se você vai conseguir suportar. Ao viajar com colegas, certifique-se de ter velocidades de internet de 100-200Mpbs para suportar vários dispositivos.
Se você estiver viajando para uma área rural ou regional, leve um modem de bolso pré-pago ou dongle, disponível na maioria dos varejistas de telecomunicações. Ao viajar internacionalmente, você precisará avaliar os recursos do seu plano de telefonia móvel, principalmente sua oferta de roaming internacional. Para viagens mais longas, você pode se beneficiar da compra de um cartão SIM local.
